わたしは、仕事柄、日常的に、外国人従業員の新規採用、転職、グループ会社からの異動、または、外国人役員のビザの手配をする人事／HRの担当者さんと多く接しています。

人事やHRなどの管理部門はショートスタッフで運用されていることも多く、日常業務の中で、意外に複雑な外国人スタッフのビザ手続きはとても大変だと思います。

そして、人事異動や転職、退職などで人事スタッフの入れ替わりもあり、新しい担当者さんが「これまでどうしていたのかよくわからない」ということで私から「これまでこんな感じでやってましたよー」とお知らせすることもままあります。

人事部という労務管理専門の部署があり、その中で人事、採用、研修、厚生年金・健康保険、健康管理・メンタルケア、セクハラ・パワハラホットライン、その他福利厚生、を担当する人事部員が数十名～100名近くいるなど常に各分野を複数の人事部員で担当し、手続きが書面やデータなどで引き継がれているようなケースはまれです。

また、外資系の会社では、HRがシンガポールや香港のアジア統括拠点にあり、日本にはHR担当者もいないこともあります。それでも入国管理局への在留資格申請手続きは日本で行ってもらわないといけないので（原則：法令上の申請代理人は日本の勤務先の役職員）、日本の窓口の方も自分の本来のお仕事に加えて流れ弾に当たったような感じになることもあります。

ですので、そのような場合は、出来る限り日本の担当者のかたの負担にならないように外国のHRや外国人ご本人とやり取りをするのですが、最低限の関与はお願いしなくてはなりません。一度、学歴、職歴、年俸などの労働条件といった個人情報には母国のHR以外一切アクセスできない規則のある会社さんがありました。これには参りましたが、母国のHRと申請人、日本の担当者に、法令上の立て付けを説明して、日本の担当者からサインをしてもらいました。

私は、社会人になってから、色々な企業さんを相手にする仕事をしてきましたが、やっぱり面白いですね。証券会社時代は当時は新しかった株式報酬のコンサルティングなどもしたことがありましたし、外資系で本国や統括拠点の外国人の偉い人やHRがせっかちで厳しいので何かと「ヒヤッ」とするシチュエーションもわかりますので、「あーー大変なんだろうなー。。」なんて共感してしまいます。

落ちでは無いのですが、できるだけ担当者さんの大変な思いは理解して、伴走しようと思っています。