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企業が外国人正社員を採用した後にすべきこと(就労ビザ)

はじめて外国人正社員を採用します。採用後、何をすれば良いでしょうか?

原則は日本人を採用した場合と同じですが、一部外国人ならではの届出も必要になります。

 

 原則は日本人の採用と同じ

外国人正社員に対しても、労働基準法をはじめとする、最低賃金法・労災保険法・健康保険法・厚生年金法などの労働者に関する様々な法律が、日本人と同様に適用されます。したがって、外国人正社員も原則は日本人の正社員と同様に手続きをすれば問題ありません。

他方で、外国人従業員の登用ならではの手続きもあります。また、外国人個人にも届出が義務付けられていることもあり、それを忘れると外国人が在留資格の変更や更新をする際に、在留中に入管法に違反していたとして在留資格の変更や更新が不許可(Rejected)となることもありますので注意が必要です。(企業からも周知しておけるように)

 外国人を採用した場合に必要な手続き

外国人の従業員を採用した場合に必要な手続きは以下の通りです。

(外国人正社員を雇用したらすべきこと)

  1. 雇用契約書の締結 ←外国人独特の注意点あり
  2. 健康保険資格取得手続き
  3. 雇用保険(労災保険)資格取得手続き
  4. 給与関係、住民税に関する回付けや申告
  5. 社員名簿の作成(労働基準法の義務)
  6. ハローワークへの届出 ←外国人独特の手続き
1.外国人の雇用契約書の締結

外国人正社員を雇用するときには、日本人と同等以上の報酬(技術・人文知識・国際業務)や、外国人であることを理由として、報酬の決定、教育訓練の実施、福利厚生施設の利用その他の待遇について差別的な扱いをしていないこと(特定技能)などが在留資格の要件となっている場合があり、雇用契約がこの要件に抵触していると、その会社は外国人従業員を雇用できないとうことになります。

なお、日本人正社員と同等の労働条件にしていれば、原則、問題は生じません。

2.健康・厚生年金保険資格取得手続き

健康・厚生年金保険は、入社した社員が業務上以外での怪我や病気をした時、治療・通院費の一部を会社が負担してくれる保証になります。外国人正社員が、入社日(雇用した日)の5日以内に、管轄の年金事務所に手続きをします。

会社として健康保険に加入している事業所(適用事業所)で働いている場合、要件に当てはまったら健康保険・厚生年金保険の2つの保険に一括で加入しなければなりません。「日本で年金をもらわないので、厚生年金には入りたくありません」ということはできません(社会保障協定を締結している国の一部対象者は除く)ので、日本人同様に必ず加入させなければなりません。

一方で、夜間・通信・定時制以外の学生は健康・厚生年金保険の加入要件を満たしていないため、留学生アルバイトは、健康・厚生年金保険には加入することができません。なお、代表取締役などの雇用主となる外国人は加入することはできます。

なお、社員に配偶者や子供など扶養義務のある家族がいる場合、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」と一緒に「健康保険 被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者 資格取得等届」を提出しなければなりません。

3.雇用保険(労災保険)資格取得手続き

入社した社員が業務上で怪我や病気をした時、失業した時の保証になります。雇用保険は、外国人正社員が入社した入社日(雇用した日)の翌月10日以内に「雇用保険被保険者資格取得届」に必要事項を記入して、管轄の職業安定所へ提出します。この際に、添付書類として、労働者名簿、出勤簿、賃金台帳などが求められます。添付書類は、管轄の職業安定所によって若干異なりますので、事前に確認してください。ちなみに、留学生アルバイトやワーキングホリデー(特定活動)の外国人は雇用保険の対象になりません。

なお、労災保険は会社が適用事業所としての届出が済んでいれば、雇用保険資格取得手続きをした時に自動的に加入となります。労災保険はどのような雇用形態で働く外国人であっても加入(適用)させなければなりません。すなわち、いわゆる日雇いであっても、不法就労(オーバーステイ、不法入国、資格外活動違反など)であっても、労災事故があった際には労災保険が適用され救済されます。

雇用保険も労災保険も原則、外国人の代表取締役・取締役は加入できません。ただし、労災保険については、代表取締役などの雇用主であっても、労災保険の「特別加入」という方法によって加入することができます。

4.給与関係、住民税に関する回付けや申告

会社が社員の所得税を毎月の給与から源泉徴収して代わりに納付ができるようにするための手続きになります。

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」、「給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」、「給与所得・退職所得に対する所得税源泉徴収簿」などを税務当局へ提出して手続きをします。具体的な方法については、顧問税理士へお問い合わせください。

5.社員名簿の作成

社員名簿を作成して会社に保管することが労働基準法で義務付けられています。そして、以下の項目が社員名簿に必要とされています。
一  性別
二  住所
三  従事する業務の種類
四  雇入の年月日
五  退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)
六  死亡の年月日及びその原因

6.ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」

外国人スタッフ(アルバイトを含む)を雇用するすべての事業主の方には、雇用対策法に基づく「外国人雇用状況の届出」が義務づけられています。外国人スタッフを雇用した場合に加えて、外国人スタッフが離職した場合にも、必ずハローワークへ届出をする必要があります。すなわち、「外国人雇用状況の届出」は正社員だけでなく、アルバイトスタッフも対象になることには注意が必要です。

届出事項は、外国人労働者の氏名、国籍、在留資格、在留期間、資格外活動の有無、雇入れに係る事業所の名称および所在地などです。外国人を雇用した採用や離職の日の翌月の10日までの期限内に届出をする必要があり、この届出を怠ると30万円以下の罰金の適用対象となります。届出の対象となる外国人は、原則は全ての外国人労働者となりますが、「特別永住者」「外交」「公用」の在留期間の人は除外されます。

届出の方法はハローワーク窓口への届出のほかインターネットでの申請も可能です。なお、この場合は入国管理局への届出は不要です。

なお、外国人本人も入国管理局に対して就職や転職、離職から14日以内に「所属機関等に関する届出」を行う必要があります。

項目番号17から22が外国人の場合に記入すべき点です。

 外国人の正社員雇用は当事務所へ

上記のように外国人正社員の採用には、外国人独特の入管法の規制なども絡んできます。一度採用しても、その後の、外国人本人の在留状況によっては、在留資格(ビザ)を更新できなかったり、転職による採用もビザが許可されなかったために受け入れることができないということが起こり得ます。

コンチネンタル国際行政書士事務所では、外国人正社員採用に関して、必要な職務内容、雇用条件、その他の在留資格要件への適合調査、雇用対象となる外国人のキャリアなどについてのアドバイスを行い、入管当局へ十分な説明と証明書類の準備を行い、円滑な外国人正社員採用をお手伝いいたします。

この記事を書いた人

村井将一(むらい まさかず)
1977年生まれ。三菱UFJモルガン・スタンレー証券(三菱UFJフィナンシャルグループと米Morgan Stanleyのジョイントベンチャー)で企業の資金調達やM&Aなどのアドバイスを行う投資銀行業務に18年間従事。在職中500人を超える起業家や上場企業経営者に対して事業計画や資本政策などの財務・資本戦略についての助言を実施

専門は外国人の在留資格手続きに関わるコンサルティング及び財務コンサルティング。趣味は日本人アイドルのコンサートとディカプリオ映画と猫と遊ぶこと。
入国管理局申請取次行政書士・CFP(Certified Financial Plannner)・日本証券アナリスト協会検定会員

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